Έλεγχος τήρησης ωραρίου με ηλεκτρονικό ψηφιακό μηχανισμό

Η Γενική Γραμματεία Ανθρωπίνου Δυναμικού Δημόσιου Τομέα του Υπουργείου Εσωτερικών με την απόφαση (ΑΔΑ:6ΓΑΨ46ΜΤΛ6-ΘΝΓ), προκειμένου να διασφαλιστεί ο αποτελεσματικός έλεγχος τήρησης του ωραρίου εργασίας των υπαλλήλων, ζητά από τους φορείς του Δημοσίου (δημόσιες υπηρεσίες, ΟΤΑ α' και β' βαθμού και ΝΠΔΔ), την εγκατάσταση ενιαίου συστήματος ελέγχου σε όλες τις υπηρεσίες του δημοσίου. Δίνεται οριστικό τέλος στο "χτύπημα" της κάρτας στις απλές συσκευές χρονοσήμανσης και τα σχετικά βιβλία στα οποία υπογράφουν οι υπάλληλοι του Δημοσίου κατά την προσέλευση και αποχώρησή τους.

Ο έλεγχος τήρησης του ωραρίου των δημοσίων υπαλλήλων στο σύνολο των δημόσιων υπηρεσιών, θα διενεργείται μόνο με ηλεκτρονικούς - ψηφιακούς μηχανισμούς σήμανσης. Για το λόγο αυτό, θα πρέπει οι φορείς, που δε διαθέτουν ηλεκτρονικό – ψηφιακό μηχανισμό σήμανσης, να προχωρήσουν άμεσα στην εγκατάστασή του, δεδομένου ότι αποτελεί το πλέον αξιόπιστο σύστημα ελέγχου.

Πώς να επιλέξετε το κατάλληλο Σύστημα Ωρομέτρησης Εργαζομένων;

• Καταγράψτε τις ανάγκες σας!

Πριν μιλήσετε με οποιονδήποτε προμηθευτή συσκευών χρονοσήμανσης, καταγράψτε.

⇒ Τί θέλω από ένα σύστημα τήρησης ωραρίου των εργαζομένων μου;

⇒ Ποιά είναι τα στοιχεία που θέλω να διαχειριστώ καλύτερα, από ότι μέχρι σήμερα;

⇒ Τί αναφορές θέλω να παίρνω για το τμήμα προσωπικού;

Θα μπορούσε να είναι μία σειρά ερωτημάτων... Εξετάστε, κατά πόσο είστε διατεθειμένοι, να προσαρμόσετε τον τρόπο που εργάζεστε με το σύστημα, ή να επενδύσετε σε ένα σύστημα που είναι προσαρμόσιμο σε εσάς!

• Έρευνα αγοράς και επίδειξη!

Μην τρομάζετε με τις λέξεις που χρησιμοποιούν οι εκάστοτε πωλητές. Προσέξτε μόνο, πώς ο κάθε πωλητής ερμηνεύει την κάθε λέξη, για να μην βρεθείτε προ-εκπλήξεως.
Ο καλύτερος τρόπος, για να καταλάβετε τί εννοεί ο κάθε πωλητής, είναι να ζητήσετε συγκεκριμένα παραδείγματα ή μια επίδειξη της δυνατότητας, που σαφώς θα είναι προς όφελός σας. Πολλές εταιρείες μπορούν να προσφέρουν μια online επίδειξη!

• Απλό ηλεκτρονικό τερματικό;

Οι συσκευές χρονοσήμανσης ή αλλιώς οι ηλεκτρονικοί ψηφιακοί μηχανισμοί, περιέχουν λογισμικό από τον κατασκευαστή τους. Οι εργαζόμενοι κάθε φορά που εισέρχονται ή εξέρχονται από το χώρο εργασίας «προσεγγίζουν» την κάρτα τους στη θέση ανάγνωσης του ηλεκτρονικού ρολογιού (hardware). Με τον τρόπο αυτό καταγράφονται στην μνήμη του ρολογιού:

1) Ο κωδικός της ταυτότητας του εργαζομένου

2) Η ημερομηνία και η ώρα που έγινε η κάθε κίνηση

►Προσοχή! Η συσκευή χρονοσήμανσης, ΔΕΝ αναγνωρίζει αυτόματα αν πρόκειται για είσοδο, έξοδο, διάλειμμα, άδεια, κ.α. Καταγράφει μόνο την κίνηση.

Το λογισμικό της συσκευής χρονοσήμανσης εξαγάγει τα δεδομένα  σε μορφή Excel, Word, Pdf. Θα πρέπει να δαπανηθούν πολλές εργατοώρες από τον υπεύθυνο της μισθοδοσίας, για τον διαχωρισμό και την επεξεργασία των δεδομένων του κάθε εργαζομένου ή και συνολικά, ειδικά αν η επιχείρηση απασχολεί πολλούς υπαλλήλους.

• Ολοκληρωμένο Σύστημα Ωρομέτρησης;

Το λογισμικό eTIME, σε σύνδεση με τους ηλεκτρονικούς ψηφιακούς μηχανισμούς, παρέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για:

⇒ την διαχείριση τήρησης ωραρίου των εργαζομένων,

⇒ την επιλογή ωραρίου και τις ημέρες εργασίας,

⇒ την παρακολούθηση αδειών, με δυνατότητα προγραμματισμού και μεταβολής των δεδομένων.

Το eTIME παράγει πλήθος εκτυπώσεων και αναφορών, προκειμένου να βοηθήσει στην εξαγωγή των στοιχείων για την άμεση πληροφόρηση του τμήματος της μισθοδοσίας.